Gym rules and terms and conditions template, with refund and freeze policy

Good gym rules do two things: they keep the floor safe and calm, and they settle money questions before they become arguments. Copy the English text below, edit it to fit your gym, and print it with the membership form. A Hindi version of the rules follows.

This is a starting point, not legal advice. Laws and consumer rules vary, so have a local lawyer or adviser read your final version.

How to use this template

1. Copy the text into a document.
2. Replace the brackets with your details.
3. Change every rule you do not want. Delete any section you will not enforce.
4. Print it, put it on the wall, and attach it to the membership form.
5. Ask members to sign. Keep a copy.

A rule you do not enforce is worse than no rule, so keep the list short.

English template: gym rules and membership terms

[GYM NAME] RULES AND MEMBERSHIP TERMS

1. MEMBERSHIP
1.1 Membership is for the named member only and cannot be shared.
1.2 The plan, start date and end date are written on the member's form
    and receipt.
1.3 The membership ends on the end date. After that the member must
    renew to continue.

2. FEES AND PAYMENT
2.1 Fees are paid in advance, in cash, by UPI or by card.
2.2 A receipt is given for every payment. Please keep it.
2.3 Renewal is due on or before the end date. The gym may remind the
    member on WhatsApp or by call.
2.4 If fees are paid late, the membership does not pause. The days are
    counted from the original end date [or: from the date of payment.
    Choose one].
2.5 A late fee of [amount] applies after [number] days [optional].

3. FREEZE POLICY
3.1 A member on a plan of [3 months or longer] may freeze the membership
    for a minimum of [number] days and a maximum of [number] days in total.
3.2 Ask in advance, in writing or by WhatsApp. A freeze cannot be
    applied for days already past.
3.3 A freeze fee of [amount] applies [or: no fee].
3.4 On a freeze, the end date moves by the number of days frozen.

4. TRANSFER
4.1 A membership [can / cannot] be transferred to another person.
4.2 If it can: a transfer fee of [amount] applies and the new member
    fills a membership form.

5. REFUND POLICY
5.1 Fees are [non-refundable / refundable in the following cases only].
5.2 If refunds are allowed: a refund can be asked for within [number]
    days of joining, if the member has attended not more than [number]
    sessions. The refund is the amount paid minus [deductions].
5.3 If the gym closes permanently, unused days are refunded
    [or: extended to another branch, delete if none].
5.4 Refunds are paid by the same method as the payment, within
    [number] working days.

6. HEALTH AND SAFETY
6.1 The member has given a true health declaration and will update it
    if their health changes.
6.2 Exercise carries a risk of injury. The member uses the equipment at
    their own risk and follows trainer instructions.
6.3 Stop at once and tell a trainer if you feel pain, dizziness or
    unwell.
6.4 Children under [age] are not allowed on the gym floor.

7. CONDUCT
7.1 Wear clean sports clothing and sports shoes. No sandals.
7.2 Wipe the equipment after use and return weights to the rack.
7.3 No dropping weights, shouting or abuse.
7.4 No photos or videos of other members without their permission.
7.5 No smoking, alcohol or outside supplements sold or shared on the
    premises.

8. LOCKERS AND PROPERTY
8.1 Keep valuables in the locker or with you. The gym is not
    responsible for loss of personal items [edit as needed].

9. ENDING A MEMBERSHIP
9.1 The gym may end a membership for breaking these rules, after a
    warning where possible, [with / without] refund.
9.2 The gym may change these rules with notice on the notice board.

10. CONTACT
For a question about fees or the rules, call or message [number].

I have read and accept these rules and terms.

Member signature:                 Date:

Refund and freeze: what to decide

Four choices matter most.

• Refund window. None, a few days, or a short trial period. Decide before you start selling.
• Freeze limits. Travel, injury and exams are the usual reasons. Cap total frozen days, so a 3-month plan does not become a year.
• Late renewal. Does the end date stay put, or move? Members argue most about this, so write it down.
• Transfers. Many gyms say no, because discounts can be resold.

Say your policy out loud at the desk as well as on paper. The renewal tips guide shows how clear dates and early reminders cut disputes.

Hindi version: जिम के नियम

Edit the brackets and keep the numbers the same as the English version. Ask someone who reads Hindi well to check the final text.

[जिम का नाम] के नियम और सदस्यता की शर्तें

1. सदस्यता
1.1 सदस्यता केवल फॉर्म पर लिखे सदस्य के लिए है। इसे किसी और के साथ साझा नहीं किया जा सकता।
1.2 प्लान, शुरू होने की तारीख और खत्म होने की तारीख फॉर्म और रसीद पर लिखी होती है।
1.3 सदस्यता खत्म होने की तारीख पर समाप्त हो जाती है। आगे जारी रखने के लिए रिन्यू करना होगा।

2. फीस और भुगतान
2.1 फीस पहले जमा करनी होती है, कैश, UPI या कार्ड से।
2.2 हर भुगतान की रसीद दी जाती है। कृपया संभालकर रखें।
2.3 रिन्यूअल खत्म होने की तारीख पर या उससे पहले करना है। जिम WhatsApp या कॉल पर याद दिला सकता है।
2.4 देर से फीस भरने पर सदस्यता रुकती नहीं है। दिन पुरानी खत्म होने की तारीख से गिने जाएंगे [या: भुगतान की तारीख से। एक चुनें]।
2.5 [दिन] दिन के बाद [राशि] की लेट फीस लगेगी [वैकल्पिक]।

3. फ्रीज़ नीति
3.1 [3 महीने या ज्यादा] के प्लान वाले सदस्य कुल मिलाकर कम से कम [संख्या] दिन और ज्यादा से ज्यादा [संख्या] दिन के लिए सदस्यता फ्रीज़ करवा सकते हैं।
3.2 पहले से लिखकर या WhatsApp पर बताना होगा। बीत चुके दिनों का फ्रीज़ नहीं मिलेगा।
3.3 फ्रीज़ का शुल्क [राशि] है [या: कोई शुल्क नहीं]।
3.4 फ्रीज़ करने पर खत्म होने की तारीख उतने ही दिन आगे बढ़ जाएगी।

4. ट्रांसफर
4.1 सदस्यता किसी और के नाम पर [की जा सकती है / नहीं की जा सकती]।
4.2 अगर हो सकती है, तो [राशि] ट्रांसफर शुल्क लगेगा और नए सदस्य को सदस्यता फॉर्म भरना होगा।

5. रिफंड नीति
5.1 जमा की गई फीस [वापस नहीं होगी / केवल इन स्थितियों में वापस होगी]।
5.2 अगर रिफंड मिलता है: जुड़ने के [संख्या] दिन के अंदर, और [संख्या] से ज्यादा सेशन न किए हों, तो रिफंड मिल सकता है। राशि जमा रकम में से [कटौती] घटाकर लौटाई जाएगी।
5.3 अगर जिम हमेशा के लिए बंद होता है, तो बचे हुए दिनों का पैसा [वापस किया जाएगा]।
5.4 रिफंड उसी तरीके से, [संख्या] कार्य दिवस के अंदर दिया जाएगा।

6. सेहत और सुरक्षा
6.1 सदस्य ने सेहत की सही जानकारी दी है और सेहत बदलने पर बताएगा।
6.2 कसरत में चोट का जोखिम रहता है। सदस्य अपनी जिम्मेदारी पर मशीनों का उपयोग करेगा और ट्रेनर की बात मानेगा।
6.3 दर्द, चक्कर या तबीयत खराब लगे तो तुरंत रुकें और ट्रेनर को बताएं।
6.4 [उम्र] साल से कम के बच्चों को जिम फ्लोर पर आने की अनुमति नहीं है।

7. व्यवहार
7.1 साफ स्पोर्ट्स कपड़े और स्पोर्ट्स शूज़ पहनें। चप्पल नहीं।
7.2 उपयोग के बाद मशीन पोंछें और वज़न रैक में वापस रखें।
7.3 वज़न न पटकें, चिल्लाएं नहीं और गाली-गलौज न करें।
7.4 दूसरे सदस्यों की अनुमति के बिना उनकी फोटो या वीडियो न लें।
7.5 जिम में धूम्रपान, शराब या बाहर के सप्लीमेंट बेचना या बांटना मना है।

8. लॉकर और सामान
8.1 कीमती सामान लॉकर में रखें या अपने पास रखें। निजी सामान के खोने की जिम की जिम्मेदारी नहीं है [जरूरत के अनुसार बदलें]।

9. सदस्यता खत्म करना
9.1 नियम तोड़ने पर जिम सदस्यता खत्म कर सकता है, जहां संभव हो चेतावनी के बाद, [रिफंड के साथ / बिना रिफंड]।
9.2 जिम इन नियमों को नोटिस बोर्ड पर सूचना देकर बदल सकता है।

10. संपर्क
फीस या नियमों के बारे में पूछने के लिए [नंबर] पर कॉल या WhatsApp करें।

मैंने ये नियम और शर्तें पढ़ ली हैं और मानता/मानती हूं।

सदस्य के हस्ताक्षर:                 तारीख:

Make the rules work

Rules help only if members see them early. Print one copy for the wall, one with each form, and mention the due date and renewal rule when the member pays. If you use WhatsApp fee reminders, the reminder carries the date so there are fewer surprises. Varzish Mate drafts reminders in English or Hindi, and you send them from your own WhatsApp or let Varzish Mate send them automatically.

For the other half of joining paperwork, see the membership form template. For pricing and plan lengths, read how to price gym membership.